Erfahrungsbericht
Softwarewechsel
Matthias Schulz
Wechsel der Software ? Es gibt viele Gründe von Unzufriedenheit mit dem Altprogramm bis zu Einstellung des selben oder Aufgabe des Anbieters, die einen Softwarewechsel notwendig oder wünschenswert werden lassen. Natürlich ergeben sich vor einem Wechsel viele Fragen und Ungewißheiten. Um einen Teil dieser Punkte zu klären haben wir hier einen realen Softwarewechsel protokolliert. Hierbei handelt es sich natürlich nur um ein Geschäft, welches persönliche Erfahrungen widerspiegelt, es ist keine Wertung oder Kritik an diversen Programmen. Es soll Ihnen lediglich eine Hilfestellung bei der Entscheidungsfindung für Ihr Unternehmen sein. Finden Sie Ihre Software selbst....
  Nach vielen Monaten intensiver Beobachtung des "Branchen-Software-Marktes" haben wir uns letztendlich für die Lösung Faktor Juwel aus dem Hause Schwefer Computer/Melle entschieden.
In den letzen Monaten habe ich nicht nur sämtliche Demo-Versionen verschiedener Programme ausprobiert, als auch mit vielen Anwendern der einzelnen Programme telefoniert. Meine Kontakte zu den Vertretern und Branchenkennern habe ich natürlich dazu genutzt, um an weitere Infos zu gelangen. (Besonderen Dank an Herrn Eckhard Denoke der Fa. Pfeiffer, der sich seit Jahren für eine gemeinsame Datenschnittstelle in unserer Branche einsetzt)
Dazu muss ich sagen, dass es jetzt unsere 3. Software wird. Wir arbeiten seit 1987 mit einer EDV Lösung. Voraussetzung war diesmal, das alle, ich meine damit auch alle, relevanten Daten aus unserem "alten Programm" übernommen werden sollen. Dazu gehört Artikel-, Lieferanten-, Kunden- sowie Umsatz und Warenbestandsdaten.
Ein Hauptkriterium ist natürlich auch der Preis, sowie die Flexibilität einer Softare. Jedes Geschäft ist individuell und somit gibt es immer Bedürfnisse, die in einer Software berücksichtigt werden. Hier ein Beispiel.
Mein Wunsch war es, dass die Software sich an unseren Arbeitsablauf anpasst und nicht umgekehrt.
Dieses ist meiner Meinung nach nur in einer kleinen Softwareschmiede möglich, die Individualprogrammierung vornimmt und für jeden Hinweis einer Verbesserung der Basis dankbar ist. Ferner ist eine schnelle Hilfe bei Problemen, Fehlern oder Abstürzen absolut oberste Priorität, letzendlich arbeiten wir mit einer Online-Kasse und das sollte sich auch nicht ändern. Was ist schlimmer wenn der Kunde sein Geld loswerden möchte und die Kasse funktioniert nicht?
04.09.03 Heute war Herr Schwefer bei uns im Geschäft, um uns sein Factor Juwel vorzuführen. Mit der Demoversion hatte ich mich schon einige Tage beschäftigt und konnte somit eine konkrete Frageliste erstellen. Von Anfang an hat mir die Geschwindigkeit der auf FoxPro programmierten Datenbanken sehr imponiert. Sollten Sie ein Geschäft mit mehren PCs und eigenem Netzwerk-Server haben, kann ich aus Erfahrung eine Access-Datenbank nicht empfehlen, da die Geschwindigkeit bei mehren Anwendungen und grossem Datenbestand, sowie 3 Jahre alter Hardware nicht akzeptabel ist.
Nachdem ich einen Einblick ins Programm bekam, habe ich meine "Wünsche- bzw. Forderungsliste" auf den Tisch gelegt. Einige Punkte aus diesem Bereich sind Anpassung des momentanen Schmuckpasses (Druck mit oder ohne VK Preis), Rennerliste (Abfragbar nach verschiedenen Kriterien), verschiedene Statistiken inkl. Grafiken. Bei der Artikelerfassung sollte unbedingt die Copy and paste Funktion für die Bilder eingearbeitet werden. Herr Schwefer hat an diesem Tag unsere aktuellen "Alt-Daten" zwecks Konvertierung mitgenommen.
Seit diesem Tage "versorge" ich die Firma Schwefer mit ständig neuen Fragen wie: "Wo finde ich diese ...Statistik?" oder "kann man nicht noch jenes einbauen?" Diese Mails werden sehr schnell mit absolut befriedigenden Antworten in kürzester Zeit beantwortet. Herr Schwefer scheint genau, wie ich, oft die Nächte für störungsfreies Arbeiten zu nutzen :-)
25.9.2003 Die Würfel sind gefallen, nach langem Suchen und Vergleichen ist die Entscheidung gefallen. Die "alte" Software ist aufgrund von Mängeln im Statistikbereich nicht mehr tragbar und das Programm FactorJuwel als für dieses Geschäft beste Lösung ausgewählt. Der Auftrag ist erteilt, jetzt geht es an die detaillierte Abstimmungsarbeit zur Vorbereitung des Wechsels. Es ist eine Datenübernahme incl. aller Umsatzzahlen und Artikel- bzw. Kundendaten zugesagt. Von daher müsste ein sofortiger Nutzen der neuen Software am Umstellungstag möglich sein....
26.9.2003 Information über Softwarewechsel mit Ankündigung einer internen Schulung und Stichtag der Umstllung per E-mail an alle Mitarbeiter, sowie an unseren Netzwerkbetreuer gesendet.
 
Wareneinkauf bei Fa. Pfeiffer
Herr Denoke ist bei uns und zeigt uns die aktuelle Kollektion. Wir sprechen jetzt die Lieferung durch. Der elektronische Lieferschein inkl. Bildmaterial soll uns bei diesem Auftrag mitgesendet  werden. Ein Anruf von Herrn Denoke bei Herrn Schwefer, dass bei elektronischer Einlesung, direkt ein Mindestbestand für die Artikel eingegeben werden kann , wird bei der Installation am 12.10.03 vorhanden sein.
27.9.2003 Unser Netzwerkbetreuer Herr Hopp hat Herrn Schwefer per Mail kontaktiert und eine genaue Beschreibung unserer Netzwerkstruktur abgegeben. Alle Hardwarearbeiten lassen wir von der Firma Hopp hier am Ort durchführen. Ich habe mich dann doch von Herrn Hopp überzeugen lassen, auf die Touchscreen-Kasse zu verzichten und bei der "traditionelle" Kasse mit Tastatur und Flachbildschirm, wie wir es jetzt bereits im Einsatz haben, zu bleiben.
Der Nachteil bei der Touchscreen-Lösung liegt halt darin, dass man einen Neukunden nicht mal eben schnell an der Kasse erfassen kann. Um bei solche Eingaben eine akzeptable Geschwindigkeit zu erreichen, ist eine Tastatur notwendig. Einige PCs in unserem Netzwerk müssen auf 512 MB Arbeitsspeicher aufgerüstet werden. Ich bekomme einen neuen Rechner (erstmals mit dem Betriebssystem XP-Professionell). Unsere Drucker, die über einen Printserver angesteuert werden bleiben alle unverändert.

Einen Änderungswunsch für Faktor Juwel haben wir Herrn Schwefer ebenfalls in dieser Mail mitgeteilt: In der Zukunft möchten wir auch SMS-Marketing für eine bestimmte Kundenclientel betreiben. Dazu müsste in dem Programm noch ein Auswahlfeld (am besten anklickbar) auswertbar sein, dass es ermöglicht diese Kunden zu selektieren. Dann müsste das Programm einen Menüpunkt haben, der es ermöglicht, den Namen und die GSM-Telefonnummer exportieren und in eine Textdatei zu schreiben, die dann von einem anderen Programm, wir dachten hier an: http://www.smssend.de/html/smssend-32.html verarbeitet werden.
29.09.03 Um 02.38 Uhr habe ich eine Mail mit Fortschrittanzeige von Herrn Schwefer erhalten: U.a. wurde unsere "Körbchenverwaltung (siehe Beispiel) fertiggestellt und die Geschwindigkeit von FJ wurde erneut optimiert (Ein "Feintuning" reduzierte die benötigte Zeit zur Erstellung verschiedener Listen um den Faktor 10). Ferner erhielt ich die Ankündigung, dass die Edelmatallstatistik sowie die KER kurz vor der Fertigstellung sei. Die EAN-Nummer wurde ebenfalls integriert. Heute habe ich von Herrn Schwefer die Online-Hilfe zur Kasse bekommen. Sie ist anscheinend brandneu geschrieben worden, da meine Änderungswünsche dort schon interpretiert sind. Ebenfalls wurde heute die Feinabstimmung des Kassenbeleges durchgeführt. Herr Schwefer hat von mir die Maße des Bons bekommen und ich habe einige Beispielbelege per Fax gesendet. Ab heute warte ich gespannt auf meine konvertierten "Altdaten" um FJ mit meinen eigenen Daten auszuprobieren.  

Im Bereich ehemalige Artilkelnummer gibt es noch einige Unstimmigkeiten, die wir momentan fleissig per e-mail "diskutieren". Wir wollen natürlich gerne, dass FJ an der Kasse die alte Crystal Works Artikelnummer automatisch erkennt und verarbeitet. Ein Umetikettieren des Lagers kommt für uns nicht in Frage. Aber wie es aussieht, sind wir auch hier auf dem Wege, die richtige Lösung zu finden.  

Ich habe heute damit begonnen eine Powerpoint-Präsentation für eine Mitarbeiterschulung zu erstellen. Diese soll vor kurz vor Einführung der neuen Software über unseren Beamer präsentiert werden. Es ist wichtig den Mitarbeiter/innen die Scheu vor der neuen Software im Vorfeld zu nehmen.
01.10.03 Heute morgen um 00:05 Uhr kamen die ersten konvertierten Daten per e-mail. Lieferanten-, Kundendaten und ein kleines Programm, welches die Datensätze direkt in Faktor Juwel einspielt. Im Kundenstamm fehlen die Verkäufe noch, da sie in unserem alten Programm nicht beim Kunden abgelegt waren, sondern sich durch Abfrage aus dem Artikelstamm ergaben. Vielleicht ist das der Punkt, dass man beim alten Programm kein "Kundendatenblatt" mit allen relanten Daten wie Umsatz in € und Stückzahl, Artikelbezeichnung und Rab. ausdrucken konnte.
02.10.03 Heute kamen die elektr. Daten von Fa. Pfeiffer auf dem Postweg per CD. Eine Kopie davon erhielt Herr Schwefer auf meinen Wunsch. Ich habe die Daten inkl. Bilder auf unserem Firmennetzwerk einwandfrei einlesen können. Auf meinem Notebook gab es das Problem, dass immer auf Laufwerk A:\ zugegriffen wurde. Hier soll später eine Funktion eingebaut werden, bei man die aktuellen Daten komplett auf das Notebook kopieren kann. Wobei das lediglich als zusätzliche Sicherungskopie und zum kurzen "nachschauen" am Home-Arbeitsplatz sein, ohne Synchronisierungsfunktion.
04.10.03 Heute habe ich in einem Telefonat von Herrn Schwefer erfahren, dass die Synchronisation mit einem Notebook schon für einen anderen Kunden vorbereitet wird und so gut wie fertig sei! Ist gut zu gebrauchen wenn man "abends der letzte" und "morgends der erste" in der Firma ist.
05.10.03 Heute gingen einige Updates bis spät in die Nacht an mich. Das Zusatzprogramm für den Import kann mittlerweise neben Lieferanten und Kunden auch Warengruppen einlesen. Die Warengruppen wurden mehrmals auf meinen Wunsch angepasst. Die Lösung, die Artikel in Warengruppen einzuteilen scheint mir momentan bei allen Programmen, die beste zu sein. Hierzu sollte man sich ausgiebig Zeit nehmen. Gerade wenn man "antizyklische Artikel" wie Swarovski Silver Crystal im Sortiment hat. Hier steigen die Verkaufspreise, wenn ein Artikel ausgelaufen ist.
11.10.03 Heute wurden lediglich letzte Details für den morgigen Tag telefonisch besprochen. Ich habe meine "Frage/todo-Liste" noch ein bisschen gefüllt.
Abends habe ich trotz unserer Dat-Sicherung, die jede Nacht automatisch durchgeführt wird, das komplette CrystalWorks-Verzeichnis nochmal auf eine andere Festplatte gesichert. Datenverlust durch mangelnde Sicherungen ist so ziemlich das Schlimmste bei Neuinstallationen.
12.10.03 TAG DER UMSTELLUNG
Gegen 10.30 Uhr habe ich mich mit Herrn Schwefer und Herrn Hopp im Geschäft getroffen. Nach kurzer Begrüßung klemmte Herr Schwefer sein Notebook über ein Patchkabel an unseren Server und kopierte alle CW-Accessdatenbanken auf sein Notebook. Er hatte ein Programm entwickelt, welches die CW-Daten in FJ-Daten umwandeln sollte. Dieses Programm hatte ich vorher auch schon auf meinem Notebook getestet. Während Herr Schwefer das Programm zum ersten Mal durchlaufen ließ, kümmerte sich Herr Hopp um die Hardware: Mein alter Win2000 Rechner wurde abgeklemmt und zum POS gebracht. Nachdem dieser mit neuem Anmeldenamen ins Netzt eingebunden war, wurde mein neuer und erster Athlon aufgestellt. FJ soll lt. Hersteller auf Intel genau so stabil wie auf AMD laufen. XP war schon vorinstalliert. Als erstes hat Herr Hopp mir das Design auf "Win2000-Look" eingestellt.
Herr Schwefer hatte den Durchlauf bereits zum zweiten Mal gestartet, da irgend etwas nicht stimmig war.
Auf meinem PC wurde Firewall installiert und dann erstmal 45 Minuten lang Sicherheitspatches von Microsoft installiert.
Mittlerweile war es Nachmittag. Wir haben ausgiebig gespeist. An dieser Stelle einen herzlichen Dank an meine Freundin Sandra.
Beim Durchlaufen der Datenübernahme von CW auf FJ traten erneut Fehler auf. Dazu muss ich sagen, dass ein "Durchlauf" ca. 45 Minuten andauerte. Herr Hopp hatte seinen "Job" zu bester Zufriedenheit erledigt. Leichte Anpassungsschwierigkeiten der einzelnen Programme sollten in den nächsten Tagen erledigt werden. Dazu gehörte, dass z.B. die Auftragsverwaltung nicht den Printserver finden konnte oder dass das Banking-Programm nicht richtig funktionierte. Das meiste hierbei waren Berechtigungseinstellungen in der Firewall bzw. Benutzerberechtigungen im Programmverzeichnis bei älteren Programmen, die noch nicht zu Zeiten von Windows XP geschrieben wurden. Das waren alles Kleinigkeiten. Ich denke hier hat sich mein "Ich kaufe alle Hardware bei meinem Netzwerkbetreuer-Prinzip" mal wieder tadellos bewährt.
Gegen Abend liefen die CW Dateien zum x-ten mal durch Hr. Schwefers Notebook, um FJ Daten zu werden. Stunde für Stunde verging und ich war froh, dass ich einen Festpreis mit Fa. Schwefer Computer vereinbart hatte.
Wenn ich Kritik äußern darf, dieses hätte meiner Meinung nach besser vorbereitet sein können. Die kompletten Daten standen im Vorfeld zur Verfügung. Hinterher stellte sich allerdings heraus, dass CW Datensätze einer Filiale Nr. 3 verwaltete. Woher diese Daten kamen, konnte nicht mehr nachvollzogen werden.
Gegen 3.30 Uhr morgens waren dann endlich alle Daten in FJ importiert. Herr Hopp saß noch immer in unserer Runde, was wohl eher am beruflichen Interesse, sowie an dem Vergnügen des Fachsimpelns lag. Sein Job war schließlich schon lange erledigt.
Ich versuchte, mir die Anspannung, sowie den Zeitdruck unter dem wir nun standen, nicht anmerken zu lassen. Schließlich hatte ich FJ in den vorigen Wochen ausgiebig getestet und war überzeugt von der Software. Eine weitere Schwierigkeit lag wohl auch in der neuen Artikelverwaltung. Wie bereits schon erwähnt verwaltet FJ nun jeden Artikel einzeln, egal ob 2 oder 20 Stück davon lagernd sind. Da wir über einen eigenen Großhandel verfügen, kommt es natürlich oftmals vor, dass bestimmte Standard-Artikel mit hohen Stückzahlen vorrätig sind. Für mich als "Computer-Laie" war es schon ein Wunder, die Abverkaufshistorie eines Artikels nun präzise zu sehen. Dazu gehört Lagerdauer und Umschlagsgeschwindigkeit. CW hatte zwar ebenfalls irgendwo diese Daten hinterlegt, aber als Anwender konnte man bis zu diesem Zeitpunkt keine brauchbaren Informationen darüber bekommen. Man konnte lediglich folgende Informationen zu einem bestimmten Artikel sehen: Datum des Einkaufes, 24 mal eingekauft und 15 mal verkauft, Datum letzter Verkauf und Gesamterlös. Bei der Rentabilitätsanalyse eines bestimmten Lieferanten müssen diese Informationen natürlich in Zahlen wie LUG, Wareneinsatz, Erlös, Rohgewinn etc dargestellt werden, damit richtige Entscheidungen über Zu- und Ausverkauf bestimmter Artikel getroffen werden können.
Mittlerweile wurde der Kassenbon nach meinen Wünschen erstellt. Gutscheine, Gutschriften, Anzahlungen wurden „implantiert“. Etiketten wurden nach meinen spezifischen Wünschen erstellt.
Nachdem die MwSt. Rückerstattungsfunktion eingebaut war sind wir zum frühstücken gefahren. Um 05.30 Uhr gibt es wochentags hier nur etwas beim Containerterminal. Also sind wir gemeinsam in den Hafen gefahren und haben in Ruhe und ausgiebig gefrühstückt. Wir waren alle der Überzeugung, dass wir, wenn auch mit großer Zeitverschiebung eine sehr erfolgreiche „Schicht“ hinter uns hatten.
Gegen 8.00 Uhr waren wir zeitgleich mit unserem Ladenbauer zurück im Geschäft. Der POS wurde übers Wochenende überarbeitet. Eine Ablagefläche wurde integriert und der neue Flachbildschirm wurde in eine Halterung mit ca. 45 Grad Schräglage installiert. Der Kunde stand somit nicht mehr einem unschönen Monitor beim Kassiervorgang gegenüber. Derzeit hatte Herr Schwefer das Rechnungsprogramm überarbeitet und meinen Briefkopf eingebunden, sowie meinen Wunsch, sowohl Netto- als auch Bruttopreis zu fakturieren, erfolgreich umgesetzt.
Gegen 9.15 Uhr erschienen die Mitarbeiter. Der Verkaufsraum lag noch voll mit Tischlerhandwerkzeug von Bohrern über Akkuschraubern bis zu PC-Verpackungsmaterial. 09.30 Uhr wurde das Rolltor hochgefahren und die ersten Kunden kamen herein. Wir hatten mit Hochdruck den restlichen Müll entsorgt und den Marmorfußboden gewischt. 09.42 Uhr wurde der erste Bon mit der Nr. 74000 an einen Kunden herausgegeben. Die Verkäuferinnen haben Herrn Schwefer noch die ein oder andere Frage gestellt und konnten nun mit der neuen „Kasse“ alleine gelassen werden. Wir drei sind gemeinsam ein Bier trinken gegangen.
In nächster Zeit sollten noch folg. Dinge abgearbeitet werden: -Installation der Filiale -Direktdruck unseres Schmuckpasses aus FJ -Urlaubsverwaltung -Etikettenvorschub muss korrigiert werden. Es werden beim Druck immer 2 Etiketten verschwendet.
RESUME Mittlerweile sind alle offenen Punkte abgearbeitet. Factor Juwel läuft stabil in beiden Filialen. Eine Umstellung würde ich bei Unzufriedenheit einer Softwarelösung immer wieder durchführen. Allerdings würde ich eine größere Vorlaufzeit planen. Dies aber nur, weil wir in diesem Fall Umsteiger sind, d.h. die alten Datensätze müssen ins neue Programm importiert werden. Man darf auch nicht nur Daten wie Lieferanten-, Kunden- oder Artikelstamm betrachten, offenen Gutscheine und eingelöste Anzahlungen gehören genauso dazu. Bei Neueinsteigern geht das wohl wesentlich problemloser. Hier spielte dann aber wohl auch meine Ungeduld eine starke Rolle. Ich wollte die neue Software im Weihnachtsgeschäft 2003 einsetzen.
Speziell bei FJ würde ich gerne die Warengruppen vor Installation erstellen und pflegen. FJ hat seine Grundstruktur durch Warengruppen. Diese sind als Beispielgruppen im Programm enthalten. Da könnte ich mir vorstellen, die gesamten Warengruppen nochmals zu ändern. Da Herr Schwefer ja so ziemlich alles möglich macht, denke ich, dass dieses für Ihn programmiertechnisch keine größeren Probleme aufbringt.
Ich dachte an eine von mir erstellte Liste der Warengruppen nach folg. Muster:

Kürzel alt - Kürzel neu – Wgr. Bezeichnung alte – Wgr. Bezeichnung neu

Ich hoffe auf eine lange und gute Geschäftsbeziehung.

Herzlichen Dank an Toni Schwefer und Hugo Hopp für die tadellose Arbeit, sowie an meine Freundin Sandra für die Geduld in der Umstellungsphase und das gute Essen.
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